O plano de comunicação é essencial para os negócios, porque saber se comunicar é fundamental para as relações humanas, além disso, é um elemento indispensável para as estratégias de marketing, publicidade e vendas.
Todo tipo de empresa precisa construir e colocar em prática esse planejamento, caso contrário, fica difícil ter sucesso nas vendas, uma vez que os produtos e serviços dependem de uma boa divulgação para o público.
Ao mesmo tempo, o plano de comunicação ajuda a consolidar a marca, mas é fundamental compreender de que modo ele funciona. Trata-se de uma metodologia que orienta as ações da companhia para que alcance seus objetivos.
Em outras palavras, é como se fosse um mapa que vai levar a empresa para determinado lugar. Depois que o documento é elaborado, considerando as necessidades e os propósitos da instituição, vai intensificar as vendas.
Isso acontece porque ele é capaz de atrair mais clientes, além de aumentar a visibilidade e a competitividade do mercado.
Para desenvolver mais este assunto de relevância para um negócio, o presente artigo vai mostrar o que é plano de comunicação, para que ele serve, sua importância, o que precisa constar, como desenvolvê-lo do jeito certo e qual é seu papel no crescimento do negócio.
O que é plano de comunicação
Plano de comunicação é uma ferramenta usada por empresas dos mais variados portes para alcançar seu público, usando para isso diversos canais de comunicação presentes no setor de marketing de publicidade.
Ele atua como uma espécie de roteiro para as organizações que querem investir na comunicação, indicando estratégias e meios que vão estabelecer a interlocução entre elas e seus clientes.
Para elaborar seu plano, um fabricante de porta de aço de enrolar comercial deve inserir as ações e tarefas que precisam ser cumpridas para que o negócio consiga alcançar seus objetivos.
Existem dois tipos de plano de comunicação, sendo interno e externo. A comunicação interna é voltada para os colaboradores e funciona por meio da implementação de ações que favorecem a troca de conhecimento entre os funcionários.
Seu objetivo é construir um ambiente saudável e favorável para o crescimento profissional de todos e a produção rotineira.
O plano de comunicação externa, por sua vez, volta a seus conteúdos para o público de interesse da companhia. Sua intenção é promover e valorizar a imagem da marca para os clientes, além de focar nas relações estabelecidas com fornecedores e acionistas.
Ele serve para unificar a mensagem da marca para que todos os envolvidos com a empresa possam conhecer sua personalidade, valores e objetivos. Dentre os públicos impactados estão:
- Colaboradores;
- Clientes;
- Investidores;
- Fornecedores;
- Parceiros.
Por meio dele, um fabricante de papel de parede para sala de apartamento consegue planejar os recursos da companhia, sendo estes materiais ou humanos, sempre de maneira estratégica e ordenada.
Também é um recurso muito importante para ter uma visão geral das ações que serão realizadas, transmitindo a mensagem certa para o público. A mensagem também vai definir os rumos que a empresa vai tomar.
Importância do plano de comunicação
O plano de comunicação é importante por diversas razões. Em primeiro lugar, ele favorece a previsibilidade, visto que por meio de ações e práticas fica muito mais fácil calcular os próximos passos e trabalhos.
Os profissionais conseguem realizar as tarefas com rapidez e propriedade, evitando imprevistos e entraves no desenvolvimento de produtos e serviços.
As decisões se tornam mais direcionadas e objetivas, algo que aumenta muito a eficiência dos processos produtivos e criativos. A objetividade contribui com o sucesso das ações, aumenta a visibilidade e melhora a relação com os clientes.
A organização terá mais assertividade em seus investimentos e transações financeiras, além de investir nas estratégias certas para captar novos clientes.
Também existe o fato de que a empresa terá mais contato com as informações sobre o mercado em que atua, bem como suas exigências e particularidades. Com isso, o negócio estará mais antenado e preparado para atender às demandas.
Uma empresa de manutenção de ponte rolante consegue construir seus diferenciais e se posicionar à frente dos concorrentes. Os produtos e serviços ganham destaque e os clientes vão escolhê-los no momento da compra.
O que inserir no plano de comunicação
Existem alguns elementos que não podem faltar no plano de comunicação da companhia. E essa prática precisa ser vista como o núcleo da estratégia de comunicação, por isso, existem algumas informações que respondem diferentes perguntas.
Primeiro é necessário saber por que a marca quer se comunicar, qual é o propósito desta comunicação, para quem a informação é destinada, quem é o público, o que deseja comunicar e qual é a mensagem.
Também deve mostrar como a comunicação será feita, quais canais serão usados, o que fazer para utilizá-los e de que maneira a informação será compartilhada.
Como desenvolver o plano de comunicação
Para elaborar um bom plano de comunicação, é necessário seguir alguns passos importantes. São eles:
Estabelecer métodos
A comunicação precisa acontecer de maneira síncrona ou assíncrona. A opção síncrona acontece em tempo real, mas quando a marca envia uma mensagem e não espera uma resposta, então está fazendo uma comunicação assíncrona.
Ao passo em que o plano de comunicação é definido, é necessário identificar a finalidade de cada ferramenta, que pode ser e-mail e outros recursos presentes.
Escolher o ritmo da comunicação
O ritmo diz respeito à frequência com que a comunicação acontece, um fabricante de tela de aço para piso deve manter os participantes a par de vários detalhes do projeto.
Eles precisam publicar atualizações de status semanalmente para todos os participantes e patrocinadores, fazer reuniões mensais com a equipe para assegurar a fluência dos trabalhos e fazer atualizações assíncronas sobre os marcos do projeto.
Fazer um plano de gestão de participantes
É necessário definir quando a comunicação com cada participante do projeto vai acontecer, e quais são os assuntos que serão abordados. Alguns membros da equipe precisam se comunicar com frequência e outros podem ser mais esporádicos.
Ao registrar como a comunicação será feita, um fabricante de sonda alimentação pelo nariz garante que sejam contatados no momento apropriado para os assuntos de interesse.
Compartilhar o plano de comunicação
Depois que o documento foi criado, é necessário compartilhá-lo com todos os membros do projeto. Ele precisa estar acessível e ter um ponto central de referência com todas as informações necessárias.
O ideal é utilizar uma ferramenta que ajuda a acompanhar a comunicação e os trabalhos pertencentes ao projeto. Dessa forma, os membros da equipe de uma empresa de agente de portaria conseguem conversar sobre o trabalho.
Se tiver alguma mudança que está influenciando o plano de comunicação, é fundamental que ele seja atualizado e que a alteração seja comunicada. Com isso, todos os membros terão acesso às informações mais recentes.
Plano de comunicação no crescimento do negócio
O plano de comunicação é um documento estratégico que precisa ser revisto periodicamente, pois só assim a companhia vai constatar se ele realmente ainda faz sentido para sua realidade.
É fundamental que ele tenha um objetivo bem definido, com base em um ponto de vista estratégico, além disso, deve ser transformado ao longo do histórico da corporação.
Ao fazer isso, fica muito mais fácil para uma empresa de aluguel de impressora jato de tinta conquistar notoriedade no mercado, posicionar-se como líder, ampliar seu market share, introduzir novos produtos e serviços e fazer rebranding.
Para cumprir seu papel, ele também precisa de uma mensagem coerente em relação ao que está sendo dito e ao tom de voz aplicado, assim, a marca consegue lidar com públicos diferentes em variados canais.
Os públicos podem ser diferentes porque o plano de comunicação pode ser voltado tanto para os colaboradores quanto para os clientes, assim sendo, o plano de comunicação só vai cumprir seu papel se considerar todos os públicos estratégicos.
É perfeitamente possível criar um planejamento apenas para o público interno ou apenas para o público externo, tendo em vista que os documentos são usados em ações pontuais, considerando o contexto da empresa.
Chaveiro especializado em abrir porta de carro também precisa determinar quais canais vai usar para transmitir suas mensagens.
Se vai falar com os clientes, vale a pena investir nas redes sociais, mas se for falar com os investidores, é necessário usar outros recursos.
Por fim, é necessário fazer uma avaliação para saber se a mensagem está chegando corretamente até o público, se o alvo foi atingido pela estratégia esse o propósito do plano foi alcançado.
Considerações finais
O plano de comunicação é importante porque determina como e quando a empresa vai se comunicar com seus públicos.
Pode ser usado nas estratégias de marketing, vendas e publicidade, bem como para estabelecer uma comunicação satisfatória com os colaboradores.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.