A criação de uma ferramenta como a ERP é a prova de que, nos tempos atuais, não existe nada que seja mais valorizado do que a velocidade das ações e a qualidade das entregas, de forma que fica sendo necessária uma tecnologia capaz de potencializar tudo isso.
Dessa forma, é preciso ter em mente que a quase totalidade dos processos que são realizados nas grandes companhias do mercado de hoje, sejam empresas de faxinas residenciais ou redes de fast food, possuem o seu alto padrão graças ao uso dos sistemas.
É justamente por esta razão que adotar uma dessas ferramentas está, dia após dia, deixando de ser uma questão de luxo ou de aquisição de uma simples vantagem competitiva, para se tornar uma peça verdadeiramente fundamental na administração.
Assim, trabalhando com etiquetadoras automáticas ou com operação de caixa, manuseando as câmeras em um departamento de segurança ou mesmo armazenando os dados no setor de comunicação, tudo precisa sempre estar bem organizado.
Para isso, fazer uso dos sistemas da linha do Enterprise é uma coisa especialmente vantajosa, uma vez que a tendência só aumenta e os resultados se tornam cada vez mais expressivos.
Por esta razão, e para que se perceba que até mesmo para o despacho de serviços envolvendo CNH social esse sistema se faz útil, este artigo trará o seu conceito e modo de funcionamento, juntamente com as principais vantagens práticas da ferramenta.
Ao final, ainda será falado também um pouco sobre como o sistema contribui para a chamada segurança da informação.
Afinal, em que consiste o sistema ERP?
A sigla ERP nada mais é do que uma abreviação para Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Gestão Empresarial, como é mais conhecido na língua portuguesa.
Desse modo, um ERP nada mais é do que um software que possibilita ao empresário fazer o gerenciamento de todas as áreas da sua companhia de forma integrada e em uma única plataforma.
Um dos objetivos fundamentais dessa ferramenta é a automação dos processos de cada área, bem como a atuação de forma sincronizada de cada um dos dados em tempo real, de forma que até mesmo o trabalho de uma churrascaria delivery perto de mim é reduzido.
Com um sistema de logística de informações integrado, o retrabalho, a duplicidade de atividades e a dificuldade em encontrar informações pertinentes são quase eliminados da rotina empresarial, aumentando a produtividade e a melhora da comunicação.
Tudo isso possibilita que as tomadas de decisão da companhia tornem-se muito mais coesas, seja a curto ou a longo prazo, uma vez que todas as informações ficam concentradas em um só lugar, de modo organizado em uma base de dados confiável.
Entenda o seu funcionamento
O processo de implementação de um sistema de gestão do tipo ERP passa por uma revisão dos processos para que haja a identificação da adequada aderência entre as necessidades da instituição e o software a ser selecionado.
Em diversos casos, esta revisão implica em mudança de cultura e quebra de vícios que podem achar resistências dentro das empresas, exigindo, assim, esforço e dedicação redobrados nesta fase, mas os resultados são extremamente compensadores.
A seleção do software de gestão deve ir atrás de uma solução com experiência no mercado, uma ferramenta abrangente, que disponha de facilidades de uso e aderência às necessidades da organização, tanto em médio quanto em longo prazo.
É fundamental lembrar que alterações são frequentes nas companhias, no mercado e na legislação, de forma que a proximidade cultural entre empresa e fornecedor são imprescindíveis para que tudo ocorra como deve.
É essencial a existência dessas mudanças, para que as negociações futuras se mantenham em harmonia e garantam o crescimento da companhia, ainda que entre os trabalhos executados nela esteja o projeto para ampliação de casas.
Um bom sistema ERP obedece às necessidades das instituições, tanto por diferentes módulos simples e padronizados quanto com extensões anexadas, tal como se mostre necessário.
Para citar alguns exemplos dos módulos básicos de um ERP, é possível começar pela emissão de notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços, juntamente com o controle financeiro e a própria produção em si.
Além disso, desse processo irão derivar as compras, o gerenciamento dos estoques, a gestão comercial, também por meio do sistema CRM, e o próprio PDV online.
A partir desses sistemas de gestão, diversas empresas já conseguem operar e obter sucesso na automatização de suas atividades, bem como na própria otimização dos seus processos.
Caso haja uma necessidade, existem ainda softwares que dispõem de APIs, que são as Interfaces de Programação de Aplicações, de integração aberta que possibilitam a inclusão de outros aplicativos acoplados ao ERP base para a complementação da operação.
Também se faz possível criar e moldar personalizações exclusivas para as companhias na própria plataforma que for escolhida.
Por meio dessa integração e da automatização de cada um dos processos, as empresas saem ganhando muito mais no quesito produtividade, bem como na redução de custos e na otimização das tarefas também, além de ganhar de brinde uma gestão mais eficiente.
Importância e vantagens do sistema ERP
Para se manter sempre ativo no cenário competitivo do mercado e acompanhar toda a chamada transformação digital que vem impactando o cotidiano da quase totalidade das empresas, o uso de um ERP tornou-se fundamentalmente indispensável.
É por esta razão que o seu uso como método administrativo é tão importante, de maneira que o sucesso e crescimento de qualquer empresa está diretamente vinculado à sua capacidade de administrar e analisar fatos para a extração de dados estratégicos.
É justamente por isso que a gestão à vista é a maior vantagem de um ERP, apesar de não ser a única presente na lista.
Para que fique mais claro e objetivo, de modo que se perceba que a ferramenta pode impactar até mesmo em um aluguel de espaço comercial, é possível destacar doze grandes vantagens do seu uso nas empresas. São elas:
- Otimização da comunicação entre os departamentos;
- Credibilidade da informação;
- Aumento da transparência das informações;
- Diminuição dos erros operacionais;
- Automação dos processos;
- Potencialização da produtividade;
- Eliminação de controles paralelos;
- Redução das planilhas eletrônicas;
- Ganho de tempo;
- Diminuição dos custos;
- Introdução gradual através da estrutura modular;
- Atualização dos dados em tempo real.
Nada se torna viável em uma empresa em que não existe uma comunicação eficiente. E é justamente por este motivo que a primeira coisa a ser otimizada no processo de automação é ela.
Além do mais, não se trata apenas de difusão de informações, mas da credibilidade e da transparência que elas possuem, para que se torne possível otimizar os acertos e diminuir os atritos, potencializando a produtividade e eliminando os excessos desnecessários.
Assim, uma companhia poderá, em pouquíssimo tempo, adquirir o grau de organização que estava há tanto tempo desejando, independente de qual seja o seu nicho de atuação, ou se ela vende cortinas columbia no atacado ou persianas no varejo, por exemplo.
Como ele contribui para a segurança da informação
A segurança de dados é outro grande benefício extremamente importante que se adquire ao implementar um ERP, ainda que esse aspecto seja muito pouco falado.
Ao supor, por exemplo, que uma empresa faz uso de vários sistemas e plataformas de gestão diferentes, cada um com seu próprio modo de acesso, e nenhum deles está conectado à nuvem, é preciso considerar que isso pode causar alguns riscos.
Isso significa o mesmo de dizer que existem alguns riscos em não utilizar o ERP na estratégia de uma corporação. Um bom exemplo é o desencontro de informações, que faz com que os dados não cheguem de maneira objetiva ou correta à equipe responsável.
Além disso, os arquivos necessitam ser salvos em servidores físicos, de forma que eles estão mais suscetíveis a hackers e riscos externos, caso isso não seja levado em conta.
Junto a isso, a troca de dados também é realizada de maneira nada segura, podendo ser interceptada, de modo que um sistema especializado daria tanta segurança da corporação quanto um rastreador e bloqueador veicular via celular dá aos automóveis.
Por fim, entre as vantagens positivas do sistema na proteção de dados, está o fato de que a maioria dos softwares trabalha na nuvem, o que possibilita diretamente o armazenamento e compartilhamento seguro e criptografado de todos os dados.
A implementação do uso prático do sistema do método ERP pode identificar a troca de informações entre setores e, assim, bloquear facilmente as entradas suspeitas.
Considerações finais
A utilização dos sistemas para a potencialização da logística dos dados é uma excelente alternativa para dar mais velocidade aos processos, sem abdicar da segurança.
Através do uso adequado do já consagrado modelo ERP, é possível alcançar o sucesso para as mais distintas companhias neste aspecto.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.