Ao longo dos anos, o ordenamento de processos foi altamente modificado devido ao aumento do uso de soluções tecnológicas no contexto corporativo. Métodos como assinatura digital auxiliam para o aumento de dinamismo.
O mercado como um todo está em pleno crescimento e este cenário pode ser confirmado com as oscilações macroeconômicas e, ainda, as mudanças no comportamento dos consumidores.
Analisando o contexto, pode-se afirmar que é crucial que as corporações contem com mecanismos para fazer frente à concorrência e garantir sua expansão comercial.
Para as empresas de gestão de frotas de veículos, uma opção é dispor da tecnologia nos processos internos e externos, com a finalidade de promover dinamismo no cotidiano das equipes, gestores, executivos e clientes.
Ademais, o apelo feito por stakeholders, ou seja, os principais atores do mercado, é que as organizações possam combinar a aceleração digital no que se refere à alavancagem dos procedimentos internos.
Aliás, o momento atual do mercado está repleto de oportunidades tanto para multinacionais, quanto para pequenos negócios locais focados na comercialização de bloco de receituário, por exemplo, buscarem o crescimento com o apoio da tecnologia.
É válido enfatizar que os recursos digitais podem ser aplicados em negócios dos mais variados portes e nichos de atuação, sendo preciso apenas delegar as devidas personalizações em concordância com as necessidades específicas.
Por isso, a assinatura digital é uma solução que faz o uso da tecnologia para otimizar os procedimentos organizacionais, facilitando a gestão documental.
Saiba o que é assinatura digital
Entende-se por assinatura digital o conceito de emissão de uma chave virtual privada, a qual está vinculada a certificados digitais e assume respaldo legal e jurídico do mesmo modo que as assinaturas tradicionais no papel.
No dia a dia, as companhias precisam lidar, em geral, com um alto volume de informações para direcionar os processos, sejam eles referentes aos fechamentos contratuais com clientes ou ainda autorizações internas de compras e contratações de funcionários.
São vastos os contextos que englobam a assinatura de documentos. Inclusive, o tema está dentro da pauta de gestão documental, que é um grande desafio para boa parte das organizações.
Os documentos, em suma, contam com dados sensíveis de parceiros, clientes ou mesmo da própria empresa e, por isso, estão previstos nas normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), implementada recentemente no país.
Em outras palavras, isso significa que a gestão documental efetuada nas empresas deve seguir as boas práticas recomendadas pelos órgãos reguladores no que tange ao recebimento, tratamento, armazenagem e compartilhamento de dados.
Algumas profissões exigem uma gestão documental ainda mais detalhada, como a advocacia. Por isso, durante a contratação de escritório compartilhado para advogados, os profissionais podem contar com a assinatura digital direto nas carteiras da OAB.
Indo ao encontro das normas previstas na Lei Geral de Proteção de Dados, as assinaturas digitais conferem maior conforto e segurança para os indivíduos e empresas que confiam nesta solução.
Apesar de demonstrar ser uma solução simples e frágil, conforme observado no próprio processo de emissão, as assinaturas digitais são altamente seguras, pois são criptografadas, algo que possibilita que apenas o seu dono possa fazer seu uso.
A criptografia funciona de modo semelhante ao procedimento de privacidade de circuito de câmeras de segurança, exigindo códigos de acesso e identidade virtual para validar a veracidade do usuário.
Por isso, pode-se afirmar que a assinatura digital é um recurso desenvolvido para fomentar o uso da tecnologia no contexto empresarial, aprimorando o aumento de dinamismo das equipes, agregando dinamismo nos processos.
Assinatura eletrônica e digital: as diferenças
Cabe destacar que existem duas soluções com nome semelhante, mas com funcionalidades distintas. Tratam-se das assinaturas eletrônicas e digitais.
Por ser um país em pleno desenvolvimento, o Brasil está implementando recursos que nos outros países já são tendência há muitos anos. A consequência desse fato é uma discrepância no conhecimento de conceitos e suas aplicações.
A assinatura digital é um recurso que exige a vinculação de certificado digital, justamente para conseguir somar positivamente na pauta da LGPD. A criptografia é o que permite a identificação do usuário e proprietário.
Já a assinatura eletrônica, por sua vez, exclui a obrigatoriedade de certificados digitais, e embora seja um recurso funcional, não confere tanta segurança para os usuários e portadores.
Isso porque o processo de identificação de uma assinatura digital depende de muitos fatores como o IP do usuário, endereço de e-mail, login, senha e biometria. Na prática, o processo de reconhecimento e validação, pode não ser tão assertivo.
Vislumbrando agregar nos processos, trazendo segurança e assertividade, a recomendação feita pelos especialistas é que as empresas contem com a implementação de certificados e assinaturas digitais.
Entenda como funciona a assinatura digital
O funcionamento na prática da solução em questão, assume a função de substituir processos inteiramente manuais para o uso da tecnologia. Ou seja, a assinatura digital exclui a necessidade da assinatura no papel.
Os negócios business-to-business (B2B), cujo significado é a prestação de serviços propriamente dita, envolvem contratos firmados entre as partes, isto é, a assinatura de contratos por parte do contratante e da prestadora.
Em escopos que contemplam a prestação de serviço, pode-se notar que há uma certa complexidade, como nos projetos de construção civil. Dada toda a burocracia, muitos documentos precisam ser assinados para a instalação de um elevador em escada.
Os “acordos de cavalheiros” consistem em tratados e contratos entre duas ou mais partes, mas sem a necessidade de formalização e tampouco legalidade. Apesar da prática ser comum no Brasil, não é recomendada por especialistas.
A recomendação é que as partes disponham de contratos com validade jurídica, com o intuito de diminuir riscos e prejuízos. O mesmo cenário é indicado ainda para os negócios business-to-customer (B2C), que significa vendas diretas ao cliente final.
Isso quer dizer que, durante a contratação de tenda grande para festa, o cliente deve exigir do prestador de serviço a assinatura de um contrato como forma de garantia do cumprimento da solução contratada.
Os especialistas também recomendam o uso da assinatura digital em outros casos e, inclusive, os órgãos reguladores fazem o reconhecimento desta, como:
- Apólices de seguros;
- Laudos e atestados médicos;
- Contratos de locação, venda e compra de imóveis;
- Balanços e relatórios.
Esses são alguns dos casos em que a assinatura digital pode substituir a atuação da assinatura manual, mas é válido consultar as partes, visando trabalhar com boas práticas na negociação e processos.
Por que utilizar essa funcionalidade?
A principal motivação e justificativa para o uso da assinatura digital é a aceleração de processos, que é tão vantajosa para as empresas.
O conceito encontrado na gestão documental se aproxima com os propósitos vistos na automação industrial com arduino, cuja finalidade é potencializar o fluxo de trabalho dos funcionários de modo geral.
Contextualizando com o cenário corporativo, é possível notar que a assinatura de documentos importantes, em suma, depende da alçada de gestores, líderes, diretores e mesmo em alguns casos é requerido a assinatura de sócios e proprietários.
Simultaneamente a tal exigência, deve-se considerar a agenda destes profissionais, por terem alto desempenho, também possuem um volume alto de responsabilidades e funções nas organizações.
O resultado da sequência dos fatos abordados é a paralisação de processos. Afinal, quanto mais documentos espalhados em mesas e arquivados, mais difícil se torna a gestão documental, bem como a concessão de alçadas.
Portanto, a automação da gestão documental, abrangendo também a etapa de assinaturas nesse sentido, é essencial para o cumprimento de prazos.
Como obter uma assinatura digital
A obtenção da assinatura digital é cabível para qualquer pessoa ou empresa, desde que haja previamente a emissão do certificado digital juntamente com uma certificadora reconhecida pelos órgãos reguladores.
O certificado é um arquivo protegido por criptografia e que contém dados sensíveis sobre a empresa especializada na instalação de portão articulado automatizado, ou seja, dados reconhecidos sobre o requerente.
A tecnologia de criptografia permite que os usuários façam o armazenamento em computadores, celulares, nuvens de documentos e em dispositivos móveis para armazenagem de dados, como os tokens.
Porém, é importante destacar que os certificados possuem prazo de validade pré-determinado, e esse prazo é informado ao requerente logo após a emissão.
Considerações finais
O cotidiano nas empresas é repleto de etapas que, em suma, exigem alçadas e autorizações de gestores. Esse procedimento foi implementado como uma maneira de conferir mais segurança nas decisões tomadas.
Contudo, a assinatura digital é um recurso desenvolvido através da tecnologia com a finalidade de corroborar para o dinamismo nas empresas no que se refere ao escopo da gestão documental.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.